Warm Welcome im Backoffice
Im folgenden Video, geht es zunächst darum, wie du diesen Videokurs so smart wie möglich für dich zu nutzen.
Strukturen & Organisatorisches
1. Kommunikations Kanal
Unser Hauptkommunikations Channel im Bereich Backoffice mit Petra ist Whats App. Hier ist die Kommunikation für uns am leichtesten.
Wir haben einen gemeinsamen Channel mit Petra wo alle relevanten Fragen, Updates und To-Dos rein kommen.
In der Einarbeitungszeit ist Simone eure Hauptansprechpartnerin. Hier gern alle Fragen gesammelt im Slack Channel stellen. Wenn sie in Babybreak ist, dann wendet euch gern auch an Petra im Whats App Channel. Das werden wir euch in der Gruppe auch kommunizieren, wann Simone offiziell in Babybreak geht
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Hier gehts direkt zum Whats App Channel
Hier gehts direkt zum Slack Channel
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2. Reporting & To Dos: unser Daily Summary
Alle wichtigen Infos oder auch To-Dos für Petra kommen immer einmal täglich gesammelt in die Gruppe. Der Daily Summary sollte immer bis 12:00 Uhr deutscher Zeit in der Gruppe sein.
Während eurer Einarbeitungszeit übernimmt Simone das für euch, sprich sendet ihr direkt am morgen bis 9:00 Uhr alle wichtigen Infos, Updates & To-Dos, die in den Summary dürfen. Wenn ihr nichts habt, hilft es Simone extrem, wenn ihr einfach schreibt: "Kein Summary heute"
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In der Babypause darf genau das eine von euch übernehmen. Haben wir ja auch schon abgesprochen.
So könnte ein Summary aussehen:
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3. Reporting & To Dos: weekly Onboarding Update
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Um während der Einarbeitungszeit ein Gefühl zu haben, wo ihr steht, ist es wichtig, dass ihr Simone im Slack Channel 1x / Woche (Montag oder Mittwoch) ganz kurz updatet, wo ihr gerade steht und was auch Herausforderungen sind aktuell. So können wir direkt auf euch eingehen.​
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4. Onboarding Calls
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​Um eure und unsere zeitlichen Ressourcen so smart wie möglich einzusetzen, werden wir zu Beginn einen Call machen und dann nach Bedarf nochmals einen Call machen. Viel können wir direkt in der WhatsApp Gruppe auch per Voice klären und bleiben alle somit super flexibel.
Nach gemeinsamer Abstimmung findet ihr alle Termine auch immer im Begleitplan.
Arbeitsbereiche
Hier kommst du mit deinem Passwort aus deiner E-Mail direkt zu deinem Arbeitsbereich mit allen wichtigen Wirkungsbereichen:
Begleitplan & Arbeitsbereiche
Hier siehst du alle wichtigen Infos und Termine des Onboardigns in einem Sheet:
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1. Call: Freitag, 20.03.2026 um 16:00h
* erste Fragen klären
* erste Aufgaben
+ weiterer Ablauf
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Updates between the Calls
* Fragen jederzeit in WhatsApp Gruppe an Simone
* wöchetnliches Update MO/ MI an Simone Privat. wo stehe ich, was brauche ich?
* ggf. Summarys an Simone senden
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2.Call: Dienstag, 24.03.2026 um 9.00 Uhr
* erste Fragen
* weiteres Vorgehen
* voraussichtliche Babypause
Folgende Aufteilung haben wir:
FAQs
Wann genau ist Simone nicht da?
A: Mutterschutz ist vom 01.April 2026 bis 21.06.2026 und geplanter Entbindungstermin ist am 06.Mai 2026.
Was mache ich wenn ich einen Notfall habe?
A: Während dem Mutterschutz komm gern direkt per WhatsApp auf Simone zu. In den Wochen um den Entbindungstermin (ET) geh gern direkt zu Petra. Simone gibt dir aber direkt in der Whatsapp Gruppe Bescheid, wenn und wie lange sie nicht verfügbar ist.
Wo finde ich meine Passwörter?
A: Deine Passwörter findest du alle in deiner Onboarding E-Mail.​Wie kommuniziere ich mit Simone oder Petra?A. Die Kommunikation im internen Backoffice ist via WhatsApp am schnellsten. Wir haben unsere gemeinsame WhatsApp Gruppe mit Petra. Hier kommen auch alle Summarys (siehe Summary Part) rein.​
Wo sende ich meine Rechnung hin und wann?
A: Bitte eure Rechnung immer am Monatsletzten direkt an simone@womenwave.net senden. ​
Wann sind die gemeinsamen Calls?
A: siehe Begleitplan​
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Wer übernimmt welchen Bereich?
A: siehe Begleitplan​